Sådan håndterer vi jeres data.
Når I bruger UdstillerGuide til at drive jeres messesite, behandler vi data om jeres udstillere, deres ansatte og jeres messegæster. Rollerne er klare: I er dataansvarlige - det er jeres data, jeres beslutninger. Vi er databehandler - vi opbevarer, behandler og udleverer kun efter jeres instruktion. Den her side er en åben sammenfatning af hvordan vi løfter den rolle.
Hvem bestemmer hvad - rollerne
GDPR opererer med to roller, og det er værd at få på plads med det samme: en dataansvarlig der bestemmer formål og midler, og en databehandler der udfører behandlingen efter instruktion.
I - dataansvarlig
I beslutter hvad der skal indsamles om jeres udstillere og besøgende, hvilke informationer der vises offentligt, hvor længe data skal opbevares, og I står for jeres egen privatlivspolitik over for de registrerede.
Os - databehandler
Vi udfører behandlingen efter jeres instruktion: hosting, opbevaring, visning, eksport, sletning. Vi bruger ikke jeres data til andet end den aftalte tjenesteydelse, og vi videregiver ikke til tredjeparter uden jeres godkendelse.
Databehandleraftalen (DPA)
Vi har en standard databehandleraftale, der underskrives som del af kontrakt-pakken. Den behøver hverken at være en kamp eller en finskrifts-øvelse. Indholdet er det, en rimelig DPA skal indeholde.
Hosting-region
EU. Hovedinfrastruktur i Tyskland og Danmark - ingen overførsler til lande uden tilstrækkeligt beskyttelsesniveau uden eksplicit aftale.
Sub-leverandørliste
Komplet liste vedlagt som bilag. Opdateres med 30 dages varsel ved ændringer, så I kan gøre indsigelse.
Sletteprocedure
Klar tidslinje for eksport, sletning og bekræftelse ved ophør. Beskrevet i detaljer længere nede.
Sikkerhedsforanstaltninger
Tekniske og organisatoriske foranstaltninger - TLS, adgangsstyring, monitorering, backup-rotation. Beskrevet i bilag.
Databrud-procedure
Notifikation til jer hurtigst muligt og senest inden for 48 timer ved konstateret brud, så I kan opfylde jeres egen 72-timers anmeldepligt jf. GDPR art. 33.
Audit-ret
I har ret til at føre tilsyn med vores overholdelse af DPA'en, enten selv eller ved en uafhængig tredjepart, med rimelig varsel.
Vil I se DPA'en før kontrakt? Skriv til [email protected] - vi sender den uden forbehold. Den må gerne læses, kommenteres og forhandles inden underskrift.
Hvor jeres data fysisk ligger
Vi vil gerne kunne pege på et serverrum og sige "der er det". Her er den faktiske placering for de forskellige typer data.
Primær infrastruktur
Hetzner i Tyskland - produktion og separat staging-miljø. Begge i EU.
Mediefiler
Hetzner Object Storage i EU. Hver kunde har sin egen bucket - jeres billeder og video deler ikke lager med andre kunders.
Mail / transactional
Vores egen mail-infrastruktur, drevet i Danmark, med EU-baseret relay til afsendelse. Ingen amerikansk SaaS i mail-vejen.
Statistik (hvis valgt)
Per-kunde stak til besøgsstatistik på samme EU-infrastruktur. Ingen Google Analytics, ingen tredjeparts-trackere.
Backup
Krypterede backups i EU. Roterer ud efter 90 dage.
CDN & perimeter
Cloudflare som CDN og DDoS-beskyttelse - leverer indhold tæt på den besøgende, men opbevarer ikke jeres database.
Vores sub-leverandører
Sub-leverandører er de tredjeparter, der nødvendigvis behandler jeres data, fordi vi bruger deres infrastruktur. Listen er kort med vilje - vi outsourcer kun det, der reelt skal outsourcees.
| Leverandør | Rolle | Region |
|---|---|---|
| Hetzner | Hosting (servere, object storage, backup) | Tyskland (EU) |
| Cloudflare | CDN, DDoS-beskyttelse, Turnstile (bot-filter) | Globalt edge-netværk; databehandleraftale med EU-standardklausuler |
| Mail-relay | Udgående transactional mail (kvitteringer, notifikationer) | EU |
| AI-modelleverandører | Kun ved AI-pakke. Konkrete leverandører listes i sub-leverandørbilaget til DPA. | Se DPA-bilag |
Ved ændringer: Vi varsler jer 30 dage før vi tilføjer eller skifter en sub-leverandør, så I har tid til at gøre indsigelse, hvis ændringen ikke passer ind i jeres egen compliance-ramme.
AI-databehandling
Hvis I har valgt en pakke med AI-funktioner - fx udstillerprofil-udkast eller samtalebutler - sender vi data til en eller flere AI-modelleverandører som led i tjenesteydelsen. Det er det område, hvor folk er mest med rette skeptiske, og hvor vi er allermest tydelige.
Anonymisering
Hvor det er teknisk muligt anonymiserer vi prompts, så modelleverandøren ikke ser personnavne eller direkte identifikatorer, men kun det indhold der skal forarbejdes.
Ingen træning på jeres data
Vores modelleverandører er kontraktligt forpligtet til ikke at træne på input eller output fra vores trafik. Det er ikke en venlig hensigt - det står i vores kontrakter med dem.
Konkret leverandør-listing
Hvilke konkrete AI-leverandører vi bruger, fremgår af sub-leverandørbilaget til DPA. Listen kan ændre sig - derfor varslingen på 30 dage.
Vores principper
Vi har skrevet hvordan vi tænker om AI mere generelt - den principielle tilgang ligger her: Vores AI-filosofi.
Sletning ved ophør
Hvad sker der når I siger op? Det skal være forudsigeligt, og det skal kunne dokumenteres. Tidslinjen er klar.
-
Inden for 14 dage
Eksport
I får jeres data eksporteret som JSON og/eller CSV - udstillere, profiler, mediefiler, halplan, indholdsfiler. Format og leveringsmåde aftales med jer.
-
Inden for 30 dage
Sletning
Alle aktive data slettes fra produktion: database, mediefiler, statistik, AI-genererede artefakter. Sletningen omfatter også staging-miljø.
-
Skriftlig bekræftelse
Dokumentation
I modtager en skriftlig sletteattest, der bekræfter at data er fjernet, og hvilke systemer det dækker. Den kan I bruge i jeres egen compliance-dokumentation.
-
Inden for 90 dage
Backup-rotation
Krypterede backups roterer automatisk ud inden for 90 dage. Vi kan ikke selektivt slette enkelt-poster fra backup, men de udløber af sig selv inden for det vindue.
Sikkerhedsforanstaltninger
De konkrete tekniske og organisatoriske tiltag vi har truffet. Listen er ikke udtømmende, men dækker det, I oftest spørger til.
TLS overalt
Al trafik mellem besøgende og sitet, og mellem vores interne tjenester, er TLS-krypteret. Cloudflare origin-certs sikrer kæden helt ind til oprindelsen.
Ingen offentlig SSH
Servere er ikke tilgængelige via offentlig SSH. Adgang kun via Tailscale-overlay-netværk med nøglebaseret autentifikation.
Bot- og DDoS-beskyttelse
Cloudflares DDoS-beskyttelse foran sitet. Turnstile på følsomme formularer for at filtrere bot-spam fra uden at vise besøgende et puzzle.
Overvågning
Beszel for system-metrics, Uptime Kuma for ekstern oppetidsovervågning. Alarmer går direkte til vagtperson.
Aktiv vagt under messedøgn
Under jeres messedøgn skærper vi rådigheden - overvågningen tjekkes hyppigere, og vagtpersonen er inden for kort responstid.
Adgangsstyring
Mindst-privilegium-princip internt. Adgang til produktionsdata er begrænset til de personer, der har brug for det til drift og support.
Databrud-procedure
Hvis det utænkelige sker, gælder følgende. Det er aftalt i DPA'en, og det er ikke til forhandling i øjeblikket - vi har øvet det igennem.
-
Hurtigst muligt - senest 48 timer
Notifikation til jer
Vi notificerer jer hurtigst muligt og senest inden for 48 timer ved konstateret brud, så I kan opfylde jeres egen 72-timers anmeldepligt jf. GDPR art. 33. Notifikationen indeholder hvad vi ved, hvad vi ikke ved endnu, og hvilke skridt vi tager.
-
Løbende
Opdateringer
I får løbende opdateringer mens vi inddæmmer og udbedrer. Ingen kommunikations-stilhed.
-
Inden for 14 dage
Postmortem
Skriftlig redegørelse for hvad der skete, hvorfor det skete, hvilke data der var berørt, og hvilke konkrete ændringer vi indfører for at det ikke gentager sig.
Mangler I et svar her?
DPA-spørgsmål kan være konkrete og tekniske. Skriv til os, så får I et konkret svar.